후임 없이 퇴사할 때 인수인계, 대표가 업무를 넘겨받는 방법

"채용 공고는 올렸는데 언제 올지 모르니까… 일단 나한테 넘겨요."

직원이 몇 명 없는 회사에서 누군가 퇴사할 때 대표가 자주 하는 말입니다. 하지만 대표도 이미 맡은 일이 많습니다. 퇴사자가 작성한 업무 목록을 받아도 당장 처리할 시간이 없어 읽어보기만 하고 넘어가기 쉽습니다. 그러다 직원이 퇴사한 다음 주에 거래처에서 전화가 오면 그제야 관련 업무와 자료를 찾아보게 됩니다.

2주 안에 퇴사자의 업무를 전부 배우려고 하면 대표가 원래 하던 일까지 밀릴 수 있습니다. 모든 업무를 넘겨받기보다는 꼭 필요한 일부터 맡고, 나머지는 언제 다시 처리할지 정해두는 편이 낫습니다. 먼저 퇴사자의 업무를 '대표가 직접 처리할 일·잠시 중단할 일·외부에 맡길 일'로 나눕니다. 대표는 직접 처리하기로 한 업무부터 실제로 해보면 됩니다.

공공기관에서는 인사 이동 시 담당 업무의 모든 사항을 구체적으로 기록해 인계·인수하도록 규정하고 있습니다(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제61조). 작은 회사에 직접 적용되는 규정은 아니지만, 업무 내용을 구체적으로 남겨야 한다는 점은 참고할 만합니다.

인수인계를 시작하기 전에 대표의 향후 4주 일정을 확인합니다. 기존 거래처나 프리랜서, 대행사처럼 일부 업무를 외부에 맡길 수 있는 곳도 미리 적어두면 좋습니다. 아직 맡길 곳이 확정되지 않았더라도 후보 이름부터 정리해 둡니다.

1단계. 퇴사자의 업무를 적고 누가 처리할지 구분합니다

• 퇴사자가 맡은 업무를 매일·매주·매달 하는 일로 나눠 적습니다.

• 업무마다 '대표가 받음 / 잠시 멈춤 / 밖에 맡김' 중 하나를 표시합니다.

• 결제, 정산, 세금계산서 발행 요청처럼 돈이 오가는 일과 고객 응대는 '대표가 받음'으로 분류합니다.

• 내부 자료 수정이나 새 기획처럼 한 달 정도 중단해도 큰 문제가 없는 일은 '잠시 멈춤'으로 분류합니다.

업무를 나눌 때는 "이 일이 2주 동안 멈추면 누가 곤란해지는가"를 기준으로 판단합니다. 고객에게 영향을 주거나 돈이 오가는 업무라면 대표가 맡습니다. 반면 잠시 미뤄도 회사 내부에서만 불편한 정도라면 우선 중단할 수 있습니다.

처음에는 모든 업무가 중요해 보여서 대표가 전부 맡아야 할 것처럼 느껴질 수 있습니다. 하지만 업무를 하나씩 살펴보면 당장 처리하지 않아도 괜찮은 일도 있습니다. 중단했을 때 실제로 어떤 문제가 생기는지 확인하면서 구분하는 것이 좋습니다.

남아 있는 직원이 없다면 외부에 맡길 수 있는 업무를 더 적극적으로 찾아보고, 대표가 직접 처리할 업무는 주 3~5시간 이내로 줄이는 것이 좋습니다. 다른 직원이 남아 있다면 일부 업무를 임시로 맡길 수도 있습니다. 이 경우 '대표가 받음' 옆에 '임시로 받는 사람' 항목을 추가합니다. 대신 업무를 맡은 직원에게 일이 몰리지 않도록 기존 업무 중 미뤄도 되는 일은 대표가 함께 정해줘야 합니다.

2단계. 대표가 맡을 업무는 퇴사자와 함께 직접 해봅니다

대표가 직접 처리하기로 한 업무는 설명만 듣고 끝내지 않는 것이 좋습니다. 먼저 퇴사자가 업무를 처리하는 모습을 보고, 다음 차례에는 대표가 직접 해봅니다. 진행하다가 막히는 부분은 그 자리에서 확인하고 업무 목록에 적어둡니다. 필요한 파일과 계정, 거래처 연락처가 어디에 있는지도 함께 기록합니다.

직접 해보니 대표가 맡아야 할 업무에 주 5시간 이상이 필요하다면 1단계로 돌아가 다시 나눕니다. 그중 일부는 외부에 맡기는 방법을 검토하는 것이 좋습니다.

3단계. 당장 하지 않을 업무는 다시 시작할 날짜를 정합니다

• 업무를 중단한 날짜를 적습니다.

• 다시 시작할 시점이나 조건을 정합니다(예: 새 직원 입사 2주 뒤, 다음 분기 첫 주).

• 중단하기 직전까지 진행한 내용과 관련 파일 위치를 간단히 기록합니다.

• 해당 업무의 결과를 기다리는 사람이 있다면 중단 사실을 미리 알립니다.

업무를 잠시 멈추기로만 하고 다시 시작할 날짜를 정하지 않으면 그대로 잊어버리기 쉽습니다. 대표의 달력에 재개 일정을 등록해두면 나중에 확인하기 편합니다.

4단계. 외부에 맡길 업무는 범위와 결과물을 문서로 전달합니다

외부에 업무를 맡길 때는 무엇을 해야 하는지, 언제까지 완료해야 하는지, 어떤 결과물을 받아야 하는지를 문서로 정리합니다. 가능하면 퇴사자가 근무하는 동안 외부 담당자와 직접 연결해 주는 것이 좋습니다. 업무를 넘긴 뒤에 다시 확인해야 하는 일이 줄어들기 때문입니다. 처음 외주를 맡기는 경우라면 처음 외주 맡길 때 6단계를 참고해 업무 범위와 검수 기준부터 정하면 됩니다.

5단계. 후임자가 입사하면 대표가 맡았던 업무를 다시 넘깁니다

• '대표가 받음'으로 분류한 업무 중 새 직원에게 넘길 일을 고릅니다.

• '잠시 멈춤'으로 분류한 업무는 다시 시작할 조건에 따라 하나씩 확인합니다.

• 기존 업무 목록을 새 직원의 인수인계 자료로 활용합니다. 2주 인수인계 순서의 2단계부터 진행하면 됩니다.

대표가 퇴사자의 업무를 맡는 것은 후임자가 올 때까지의 임시 조치입니다. 새 직원이 입사한 뒤에도 업무를 다시 넘기지 않으면 대표가 계속 처리하게 됩니다. 이를 방지하려면 후임자의 입사일에 맞춰 어떤 업무를 넘길지 검토하는 일정을 미리 잡아두는 것이 좋습니다.