퇴사 체크리스트, 직원 퇴사 전후 계정과 파일을 정리하는 순서
퇴사하는 직원의 계정을 마지막 날 삭제하고 모든 처리가 끝났다고 생각할 수 있습니다. 그런데 석 달 뒤 회사 SNS 로그인 기록을 확인했더니 퇴사자의 기기가 여전히 연결되어 있는 경우가 있습니다. 공용 드라이브에 있는 일부 폴더는 퇴사자 개인 계정 소유라 회사에서 삭제할 수도 없습니다. 퇴사 전에 계정과 파일을 어떻게 정리할지 정해두지 않으면 이런 문제가 생깁니다.
퇴사자 계정은 파일 이전, 로그인 차단, 계정 삭제 순서로 정리합니다
퇴사자 계정을 정리할 때는 세 가지 작업을 구분해야 합니다. 먼저 퇴사자가 만든 파일이나 페이지의 소유권을 회사 계정 또는 업무를 인계받는 사람에게 이전합니다. 그다음 계정은 남겨두되 로그인할 수 없도록 정지합니다. 마지막으로 필요한 자료가 모두 이전됐는지 확인한 뒤 계정을 삭제합니다. 이 순서를 지키는 것이 중요합니다.
서비스에 따라 계정을 삭제하면 해당 직원이 만든 파일도 함께 삭제될 수 있습니다. 퇴사자의 개인 계정으로 회사 페이지나 채널을 만들었다면 회사에서 관리자 권한을 잃는 경우도 있습니다. 반대로 계정을 삭제하거나 로그인을 차단하지 않으면 퇴사한 직원이 계속 회사 서비스에 접속할 수 있습니다.
메일이나 드라이브, 메신저, SNS, 결제 계정 모두 같은 순서로 확인하면 됩니다. 기존에 계정 목록을 관리하고 있었다면 1~2시간 정도면 정리할 수 있습니다. 목록이 없다면 계정을 확인하는 데 반나절 정도 더 필요합니다. 각 서비스의 관리자 계정에 접속할 수 있는지 미리 확인하고, 퇴사자와 함께 계정을 점검할 시간도 30분 정도 확보해 둡니다.
퇴사 3일 전까지 사용하던 계정을 모두 확인합니다
회사에서 발급한 개인 계정을 적습니다(메일, 메신저, 업무 도구, 드라이브).
여러 사람이 함께 사용하는 계정 중 퇴사자가 비밀번호를 아는 계정을 적습니다(대표 메일, SNS, 쇼핑몰·광고 관리자, 택배·결제 사이트).
퇴사자 개인 계정으로 가입해 회사 업무에 사용한 서비스를 확인합니다.
회사 카드가 등록된 구독 서비스 중 퇴사자 명의로 가입한 것을 적습니다.
특히 퇴사자 개인 계정으로 가입한 서비스를 놓치기 쉽습니다. 퇴사자에게 회사 업무를 하면서 로그인했던 서비스를 모두 적어달라고 요청하고, 대표가 알고 있는 목록과 비교합니다. 어떤 서비스를 사용했는지 정확히 모른다면 최근 3개월간 회사 카드 결제 내역도 확인해 봅니다. 대부분의 구독 서비스는 결제 기록에서 확인할 수 있습니다.
이런 목록은 퇴사할 때마다 새로 만들기보다 평소에 관리하는 편이 좋습니다. 계정 목록을 관리할 담당자를 한 명 정하고, 직원이 입사할 때 발급한 계정부터 기록해 둡니다. 팀마다 사용하는 도구가 다르다면 각 팀장이 사용 중인 서비스를 정리하고, 계정 관리 담당자가 마지막으로 전체 목록을 확인하면 됩니다.
퇴사 하루 전까지 파일과 페이지의 소유권을 이전합니다
계정을 삭제하기 전에 반드시 확인해야 하는 단계입니다. 파일을 이전하지 않은 상태에서 계정부터 삭제하면 필요한 자료까지 함께 없어질 수 있습니다.
퇴사자가 만든 공용 폴더와 문서의 소유권을 회사 계정이나 업무를 인계받는 사람에게 이전합니다.
퇴사자 개인 계정으로 가입한 회사 서비스는 회사 계정으로 변경하거나 새로 가입합니다.
거래처와 주고받은 중요한 메일은 업무를 인계받는 사람에게 전달하거나 내보냅니다.
퇴사자와 함께 개인 파일과 회사 파일을 구분합니다.
퇴사자 개인 계정으로 만든 페이지나 채널이 있다면 회사 계정을 관리자로 먼저 추가합니다. 회사에서 관리자 권한을 확보한 뒤에 퇴사자의 접근 권한을 회수해야 합니다.
퇴사 당일에는 회사 계정에 로그인하지 못하도록 차단합니다
회사에서 발급한 개인 계정은 우선 로그인을 차단합니다. 계정 삭제는 필요한 자료가 모두 이전됐는지 확인한 뒤 진행합니다. 메일에는 자동 회신이나 인계받은 담당자에게 전달하는 기능을 설정하고, 업무 메신저 대화방과 공용 폴더, 각종 업무 도구에서도 퇴사자의 접근 권한을 회수합니다. 회사에서 지급한 노트북이나 휴대폰은 로그인 상태를 해제하고 기기를 회수합니다.
함께 사용하던 계정은 퇴사 당일 비밀번호도 변경합니다
모든 계정의 비밀번호를 바꿔야 하는 것은 아닙니다. 퇴사자가 어떤 계정을 사용했고 비밀번호를 알고 있었는지에 따라 구분하면 됩니다.
| 계정 종류 | 예시 | 퇴사자가 비밀번호를 알았다면 |
|---|---|---|
| 회사가 개인에게 발급한 계정 | 개인 메일, 업무 도구 계정 | 바꿀 필요 없음. 계정을 정지·삭제 |
| 여러 사람이 함께 쓰는 운영 계정 | SNS, 쇼핑몰 관리자, 광고 계정, 대표 메일 | 모두 변경. 2단계 인증 연락처도 확인 |
| 돈이 오가는 계정 | 결제·정산 사이트, 공용 카드 등록 서비스 | 변경하고 등록된 결제 수단·알림 받는 사람도 확인 |
| 사무실 출입·시설 | 도어락, 공용 와이파이, 금고 | 출입 카드 회수. 번호를 알았다면 변경 |
여러 사람이 함께 사용하는 운영 계정이나 결제·정산 계정은 비밀번호를 변경해야 합니다. 2단계 인증에 퇴사자의 휴대폰 번호나 이메일이 등록되어 있다면 해당 정보도 변경합니다. 새 비밀번호는 메신저 단체방에 그대로 올리지 말고, 필요한 사람에게 직접 전달하거나 비밀번호 관리 도구를 이용해 공유합니다.
퇴사 후 7일 이내에 처리 내역을 확인하고 계정을 삭제합니다
어떤 계정을 누가 언제 정지하거나 삭제했는지 기록합니다.
파일과 업무 자료의 이전이 완료된 개인 계정을 삭제합니다.
회사 카드 결제 내역에서 퇴사자 명의로 유지 중인 구독 서비스가 없는지 확인합니다.
고객 개인정보를 취급하는 회사라면 관련 규정도 확인해야 합니다. 개인정보 보호법 제29조는 개인정보처리자에게 개인정보의 안전성 확보에 필요한 조치를 하도록 정하고 있습니다. 세부 기준인 개인정보보호위원회 고시 제5조에서는 개인정보취급자의 업무가 변경되면 지체 없이 접근 권한을 변경하거나 말소하고, 그 내역을 최소 3년간 보관하도록 정하고 있습니다. 회사가 해당 규정의 적용 대상인지와 구체적인 요건은 고시 원문을 확인해야 합니다.
자주 묻는 질문
퇴사자 계정은 바로 삭제하나요, 정지하나요?
먼저 정지(로그인 차단)하고, 파일·메일 이관을 확인한 뒤 삭제합니다. 도구마다 계정을 지우면 그 사람이 만든 파일이 함께 지워지는 경우가 있어서, 삭제는 소유권 이전 확인 뒤로 미룹니다.
퇴사자가 알던 비밀번호는 전부 바꿔야 하나요?
개인에게 발급한 계정은 닫으면 되고, 여러 사람이 함께 쓰던 계정(대표 메일, SNS 운영 계정, 쇼핑몰 관리자, 공용 결제 계정 등)은 퇴사자가 비밀번호를 알았다면 모두 바꿉니다. 어디까지 바꿀지는 본문의 계정 종류 표를 보세요.
고객 개인정보를 다루던 직원이면 따로 해야 할 일이 있나요?
개인정보의 안전성 확보조치 기준(개인정보보호위원회 고시) 제5조는 취급자의 업무가 바뀌면 지체 없이 접근 권한을 변경·말소하고 그 내역을 최소 3년 보관하도록 정합니다. 권한을 언제 누가 회수했는지 적어 둔 기록이 그 내역이 됩니다.
마지막 날 몇 시에 회수하나요?
인수인계와 파일 이관을 마친 뒤, 퇴근 직전이나 퇴근 직후에 합니다. 퇴사자에게 시간을 미리 알려 두면 개인 파일을 챙길 여유를 줄 수 있습니다.
