공유 드라이브 폴더 구조, 처음 만들 때는 어떤 기준으로 나눠야 할까
"최신 견적서 누가 갖고 있어요?" 이 질문을 직원 세 명에게 물어봐야 겨우 파일을 찾을 수 있다면 공용 폴더부터 정리할 필요가 있습니다.
이런 회사에서는 같은 견적서가 직원마다 개인 PC나 메신저 파일함에 따로 저장되어 있는 경우가 많습니다. 어떤 파일이 최신 버전인지도 알기 어렵습니다. 공용 폴더를 열어봐도 '새 폴더(3)', '기타', '대표 자료'처럼 이름만으로는 내용을 알 수 없는 폴더가 가득합니다. 직원이 퇴사한 뒤에는 개인 계정에 남아 있는 파일을 찾느라 며칠씩 걸리기도 합니다.
이런 문제를 줄이려면 처음부터 회사 공용 공간에 파일을 보관해야 합니다. 예를 들어 구글 공유 드라이브에 저장한 파일은 개인이 아닌 팀 소유이기 때문에 직원이 퇴사해도 그대로 남습니다.
시작하기 전에 회사 파일이 어디에 흩어져 있는지부터 확인합니다. 개인 PC, 메신저 파일함, 개인 드라이브, 외장 하드 등을 적어보고, 지난 한 달 동안 가장 자주 찾았던 파일 10개도 골라둡니다. 폴더 정리를 맡을 담당자 1명과 반나절 정도의 시간을 확보하면 됩니다. 폴더 구조를 만드는 데 2시간, 진행 중인 파일을 옮기는 데 2시간 정도를 예상하면 됩니다.
1단계. 폴더는 최대 3단계까지만 만듭니다
폴더 안에 폴더가 계속 생기면 파일 하나를 찾기 위해 여러 번 클릭해야 합니다. 직원 한 명에게는 별일 아닌 것 같아도 여러 사람이 매일 반복하면 적지 않은 시간이 걸립니다. 그래서 처음부터 폴더를 3단계 이하로 만들겠다고 정하는 것이 좋습니다. 새로 입사한 직원이 다른 사람에게 묻지 않고 필요한 파일을 찾을 수 있는지도 확인해 봅니다.
대분류·중분류·소분류를 각각 어떤 기준으로 나눌지 한 문장씩 정리합니다.
4단계 폴더가 필요하다면 폴더를 더 만드는 대신 파일 이름에 날짜나 거래처를 적습니다.
'기타', '임시' 폴더는 만들지 않습니다. 대신 '00_받은 파일' 폴더 하나를 만들고 매주 정리합니다.
폴더 이름 앞에 01_, 02_처럼 번호를 붙여 순서를 일정하게 유지합니다.
2단계. 업무별·부서별·연도별 중 대분류 기준을 정합니다
| 대분류 기준 | 맞는 회사 | 맞지 않는 경우 |
|---|---|---|
| 업무별(계약·광고·세금·상품) | 한 사람이 여러 일을 맡는 회사. 사람이 바뀌어도 일의 종류는 그대로라 오래 씁니다 | 팀마다 같은 이름의 일을 따로 할 때(팀별 광고 등) |
| 부서별(영업팀·운영팀·디자인팀) | 팀이 나뉘고 팀장이 생긴 회사. 팀 단위로 권한을 나누기 쉽습니다 | 부서가 사실상 한 사람일 때 |
| 연도별(2025·2026) | 연 단위로 마감하는 회계·세무 증빙 | 대분류에 두면 지난 자료를 찾을 때 연도마다 열어야 합니다 |
어떤 기준이 좋을지 고민된다면 앞에서 골라둔 파일 10개를 활용해 봅니다. 업무별·부서별·연도별로 폴더를 나눠보고, 각 파일을 어디에 넣을지 판단하기 쉬운 기준을 선택합니다. 거래처나 프로젝트별로 나누는 방법까지 비교하고 싶다면 폴더 구조 방식 비교를 참고하면 됩니다. 대분류 폴더는 5~8개 이내로 만들고, 폴더 이름에는 직원 이름을 넣지 않는 것이 좋습니다.
아직 팀이 나뉘지 않은 회사라면 업무별로 폴더를 만드는 방법이 편리합니다. 예를 들어 '01_고객·계약 / 02_상품·제작 / 03_마케팅 / 04_돈(세금·정산) / 05_회사 기본 서류'처럼 나눌 수 있습니다. 중분류는 거래처나 상품별로, 소분류는 연도별로 정리합니다. 파일을 옮길 때는 대표 개인 PC에만 저장된 자료부터 확인합니다. 직원이 늘어나더라도 기본 폴더는 대부분 그대로 사용할 수 있습니다. 이후 '06_업무 매뉴얼' 폴더를 추가하고 인사·급여 자료의 접근 권한을 별도로 설정하는 정도로 관리할 수 있습니다.
팀이 생겼다면 부서별로 대분류를 나누는 방법도 고려할 수 있습니다. '00_전사 공용' 폴더와 각 팀의 폴더를 만들고, 팀 폴더 안에는 업무별로 중분류를 둡니다. 팀마다 폴더를 관리할 담당자 1명을 지정하고, 여러 팀이 함께 사용하는 파일은 전사 공용 폴더에 보관합니다.
3단계. 진행 중인 파일부터 새 폴더로 옮깁니다
기존 파일을 한 번에 전부 정리하려고 하면 몇 주가 걸릴 수도 있습니다. 그사이 직원들이 새로운 파일을 다시 개인 PC에 저장하면 정리할 일이 더 늘어납니다. 따라서 지금 사용하는 파일부터 옮기고, 지난 자료는 일단 보관하는 방법이 좋습니다.
먼저 새 기준에 맞춰 빈 폴더를 모두 만듭니다.
현재 진행 중인 업무의 파일은 하루 안에 새 폴더로 옮깁니다.
지난 자료는 '보관_2025'처럼 연도별 보관 폴더에 통째로 넣어둡니다. 필요할 때 파일을 꺼내 해당 폴더로 옮깁니다.
"이날부터 새 파일은 공용 폴더에만 저장합니다"라는 기준 날짜를 정해 전 직원에게 알립니다.
인사·급여 폴더는 담당자만 열람할 수 있도록 접근 권한을 별도로 설정합니다.
메신저로 파일을 주고받는 일은 앞으로도 계속 생깁니다. 따라서 메신저로 파일을 받은 직원이 그날 안에 공용 폴더의 알맞은 위치로 옮기도록 규칙을 정해두는 것이 좋습니다.
4단계. 2주 뒤에 직원들이 찾기 어려워했던 폴더를 수정합니다
새 폴더를 2주 정도 사용한 뒤 직원들에게 어디에 저장해야 할지 헷갈렸던 파일이 있었는지 물어봅니다. 같은 질문이 두 번 이상 나왔다면 해당 폴더의 이름이나 위치를 수정합니다. 정리를 마쳤다면 전체 폴더 구성을 그림으로 정리해 '00_먼저 읽어 주세요' 폴더에 넣어둡니다. 직원들이 파일을 어디에 저장해야 하는지 확인할 때 사용할 수 있습니다.
직원들이 다시 개인 PC에 파일을 저장한다면
개인 PC에 파일을 저장하는 행동 자체를 막기보다는 업무를 마칠 때 공용 폴더에 파일을 올리도록 정하는 편이 좋습니다. 공용 폴더에 저장하는 것까지 끝내야 업무가 완료된 것으로 보는 것입니다. 몇 달 뒤 폴더가 다시 복잡해졌다면 분기마다 한 번씩 확인합니다. 4단계 이상으로 깊어진 폴더는 정리하고, 안에 있는 파일은 상위 폴더로 옮깁니다. 세부 구분은 파일 이름에 적으면 됩니다.
퇴사한 직원의 계정에 회사 파일이 남아 있었던 적이 있다면 퇴사 마지막 날에 파일 이관과 접근 권한 회수를 함께 진행해야 합니다. 자세한 방법은 퇴사자 계정·권한 회수 순서를 참고하면 됩니다. 공용 폴더를 정리한 뒤 어떤 업무부터 매뉴얼로 만들어야 할지 고민된다면 문서화 우선순위 정하는 순서도 살펴볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
폴더를 부서별로 나눌지 업무별로 나눌지 아직 못 정했습니다.
팀이 아직 없고 한 사람이 여러 일을 맡는 회사라면 업무별(계약·광고·세금처럼 일의 종류)로 시작하세요. 팀장이 생기고 팀마다 따로 자료를 만들기 시작하면 그때 대분류를 부서별로 바꿉니다.
연도별 폴더를 맨 위에 두면 안 되나요?
매년 같은 자료를 연 단위로 마감하는 회계·세무 증빙은 연도가 맞습니다. 다만 대분류에 연도를 두면 '작년에 보낸 그 견적서'를 찾을 때 연도 폴더를 하나씩 열어야 해요. 연도는 중분류나 소분류으로 내려야 찾기 쉽습니다.
직원 개인 계정의 드라이브에 회사 파일을 둬도 되나요?
권하지 않습니다. 개인 계정 폴더에 있던 파일은 그 직원이 나갈 때 하나씩 찾아 옮겨야 합니다. 구글 공유 드라이브에 둔 파일은 개인이 아닌 팀 소유라 팀원이 나가도 남습니다. 쓰는 서비스에 회사 공용 공간 기능이 있으면 그쪽에 만드세요.
한 파일이 두 폴더에 다 해당하면 어디에 두나요?
그 파일을 만든 일 쪽 폴더에 원본을 두고, 다른 폴더에는 바로가기나 링크만 둡니다. 원본이 두 군데 있으면 어느 쪽이 최신인지 다시 헷갈리게 됩니다.
