업무 매뉴얼 만들기, 어떤 일부터 문서로 만들지 우선순위 정하는 순서

"이제 매뉴얼 좀 만들자"고 말한 지 한 달이 지났는데 첫 페이지도 없는 회사가 많습니다. 업무 매뉴얼 만들기가 미뤄지는 사이 새 직원이 올 때마다 대표가 입으로 다시 가르치고, 특정 직원이 휴가를 가면 그 사람 일은 복귀할 때까지 멈춥니다.

업무 매뉴얼 만들기가 첫 페이지에서 멈추는 이유

문서화가 멈추는 건 대개 "전부 써야 한다"는 생각 때문입니다. 써야 할 업무가 수십 개로 보이니 어디서부터 손댈지 모르는 거죠.

회사 업무를 다 문서로 만들 필요는 없어요. 없으면 가장 곤란한 일 다섯 개부터 쓰고, 나머지는 그 다섯 개가 끝난 뒤에 다시 고르면 됩니다. 점수를 적을 표(종이든 엑셀이든 공용 문서든)와 직원마다 자기 일을 적을 시간 30분 정도만 있으면 시작할 수 있습니다. 지난 3개월 동안 실수가 났거나 일이 멈췄던 일을 떠올려 두면 점수 매기기가 쉬워집니다.

반복되는 업무를 '세금계산서 발행하기'처럼 한 줄로 적습니다

직원마다 매주, 매달, 분기마다 하는 일을 적습니다. '세금계산서 발행하기'처럼 무엇을 어떻게 하는지 한 줄로 쓰고, 한 번 하고 끝나는 일은 뺍니다. 문서로 만들 가치가 있는 건 반복되는 일이니까요. 30~60줄이면 충분하고, 더 많아지면 비슷한 일을 합치세요.

회사 업무 목록이 이미 있다면 이 단계는 건너뛰어도 됩니다. 처음 만든다면 회사 업무 목록 만드는 법의 1~2단계를 쓰면 됩니다.

업무마다 세 가지 기준으로 1~3점을 매깁니다

세 점수를 더하면 업무마다 3~9점이 나옵니다. 의존도는 본인 말고 옆 사람이 매기게 하세요. 본인은 "다들 할 줄 알아요"라고 적기 쉽습니다. 위험이 3점인 업무에는 별표를 따로 쳐 둡니다.

먼저 쓸 다섯 개 고르기

합계 순으로 줄을 세워 위에서 5개를 고릅니다. 동점이면 의존도가 높은 쪽을 앞에 둡니다. 6개, 7개로 늘리고 싶어도 참으세요. 업무마다 쓸 사람 1명과 마감일을 적는데, 업무 1개당 일주일이면 됩니다.

대표가 혼자 하는 일이 많은 회사라면 의존도 3점이 대표 업무에 몰립니다. 이럴 때는 5개 대신 3개만 고르고, 직원이 대표를 인터뷰해 받아 적는 방식으로 쓰면 대표 시간이 덜 듭니다. 신입이 곧 들어온다면 신규 입사자 첫 주 일정표에 넣을 일과 겹치는 업무를 앞으로 당기세요.

퇴사가 정해진 직원이 있다면 점수와 상관없이 그 사람 업무부터 2주 인수인계 순서대로 받아 두세요.

첫 문서에 들어갈 네 가지 항목

처음부터 길게 쓰면 끝까지 못 갑니다.

그 일을 실제로 하면서 순서를 받아 적고, 다른 직원이 문서만 보고 한 번 해 봅니다. 해 보다가 멈춘 줄이 고칠 곳이에요. 다 쓴 문서는 정해 둔 한 폴더에만 둡니다.

문서는 쓴 사람보다 그 일을 처음 맡는 사람이 더 자주 엽니다. 쓴 사람이 휴가 중이거나 회사를 떠난 뒤에도 읽을 수 있게, 본인만 아는 줄임말이나 '늘 하던 대로' 같은 표현은 화면 이름과 숫자로 바꿔 적으세요.

쓸 사람이 바빠서 계속 미룬다면 쓰는 대신 말하게 하면 됩니다. 다른 직원이 30분 동안 "그다음엔 뭘 해요?"를 묻고 받아 적으면 초안이 나와요. 문서가 한 장을 넘으면 업무를 둘로 나누세요. 길어진 문서는 다음 사람이 끝까지 읽지 않습니다. 만들어 놓고 아무도 안 본다면 그 업무를 요청할 때 문서 링크를 같이 보내세요. 그러다 보면 묻기 전에 문서부터 열어 보게 돼요.

문서를 모아 둘 도구를 고르는 시점

파일 위주로 일하는 팀은 구글 드라이브 공용 폴더 하나로 시작해도 됩니다. 문서끼리 링크로 잇고 싶다면 노션이나 컨플루언스 같은 위키형 도구가 맞습니다. 다만 문서를 쓸 사람이 정해지지 않았다면 어떤 도구를 써도 빈 페이지만 늘어나니, 다섯 개를 고르고 쓰는 일부터 끝내세요.