폴더 구조 방식 비교, 부서별·업무별·고객별로 나누면 무엇이 다를까

"팀별로 나눠야 권한 주기 편하죠." "거래처별로 있어야 제가 찾기 편한데요."

회사 공용 폴더를 새로 정리하려고 하면 직원마다 의견이 다릅니다. 어느 한 사람이 틀린 말을 하는 것도 아닙니다. 회사에 팀이 있는지, 주로 거래처별로 일을 하는지에 따라 편리한 폴더 구조가 달라지기 때문입니다.

폴더를 크게 나누는 방법은 보통 세 가지입니다. 영업팀·운영팀·디자인팀처럼 조직에 따라 나누는 부서 기준, 계약·제작·광고·정산처럼 업무 종류에 따라 나누는 업무 기준, 거래처나 프로젝트 이름으로 나누는 고객 기준입니다. 연도별로 폴더를 만들자는 의견도 자주 나옵니다. 하지만 연도는 회계 증빙처럼 해마다 마감하는 자료가 아니라면 대분류보다는 중분류나 소분류에 두는 편이 파일을 찾기 쉽습니다.

팀이 있는지, 어떤 단위로 일하는지부터 살펴봅니다

아직 팀이 나뉘지 않은 회사라면 업무별로 폴더를 만드는 것부터 시작하는 게 좋습니다. 그 안에서 거래처나 상품별로 나누면 됩니다. 반면 매출 대부분이 거래처별 프로젝트에서 발생하는 회사라면 거래처를 기준으로 폴더를 만들고, 그 안에 업무별 폴더를 두는 편이 편리합니다.

팀장이 생기고 팀별로 접근 권한을 다르게 설정해야 하는 자료가 많아졌다면 부서 기준을 고려할 수 있습니다. 가장 상위에는 팀별 폴더와 전 직원이 함께 사용하는 공용 폴더를 만들고, 각 팀 폴더 안은 업무별로 나눕니다. 팀이 여러 개라면 팀 폴더마다 관리할 사람도 1명씩 정해두는 것이 좋습니다.

부서별·업무별·고객별 폴더 구조를 비교해 봤습니다

공용 폴더를 다시 정리하게 되는 이유 중 하나는 필요한 파일을 찾기 어렵기 때문입니다. 따라서 새로 입사한 직원도 다른 사람에게 물어보지 않고 파일을 찾을 수 있는지를 먼저 살펴보는 게 좋습니다. 그다음 접근 권한을 나누기 편한지, 직원이나 조직이 바뀌었을 때는 어떤지, 처음 만드는 데 얼마나 손이 가는지를 비교해 볼 수 있습니다.

회사 상황에 따라 적합한 폴더 구조가 다릅니다

팀별로 업무와 권한이 나뉜다면 부서 기준이 편리합니다

팀마다 만드는 자료가 다르고 다른 팀에서는 볼 수 없어야 하는 파일이 있다면 부서별로 폴더를 나누는 것이 편리합니다. 팀 폴더마다 접근 권한을 설정할 수 있기 때문입니다. 다만 직원이 몇 명 없는 회사에서는 부서가 사실상 직원 한 명을 뜻하는 경우도 있습니다. 폴더를 '대표 폴더', '직원 폴더'처럼 만들었다가 담당자가 퇴사하면 폴더 이름부터 다시 정리해야 할 수 있습니다.

한 사람이 여러 업무를 맡는다면 업무 기준이 편리합니다

업무별로 나누면 "견적서는 계약 폴더에 보관한다"처럼 파일을 둘 위치가 분명해집니다. 새로 입사한 직원도 업무 이름을 기준으로 파일을 찾을 수 있고, 담당자가 바뀌더라도 폴더를 다시 만들 필요가 없습니다. 다만 여러 팀에서 광고나 정산 업무를 각각 담당한다면 같은 '광고' 폴더에 여러 팀의 자료가 섞일 수 있습니다.

거래처나 프로젝트별로 일한다면 고객 기준이 편리합니다

대행사나 외주 제작사, 컨설팅 회사처럼 거래처별로 프로젝트를 진행한다면 고객 기준이 잘 맞습니다. 담당자가 바뀌어도 해당 거래처 폴더를 전달하면 관련 자료를 한 번에 확인할 수 있습니다. 다만 회사 서류나 인사 자료, 내부 매뉴얼처럼 특정 거래처와 관계없는 파일은 별도의 '회사 공통' 폴더에 보관해야 합니다.

회사가 커지면서 폴더뿐 아니라 업무 요청과 회의, 결재 방식이 어떻게 달라지는지 궁금하다면 회사가 커질 때 업무 방식 비교표도 참고할 수 있습니다.

기존 파일을 새 폴더로 옮길 때는 이렇게 진행합니다

• 새로 정한 기준에 따라 빈 폴더부터 만듭니다(3단 이하).

• 기존 폴더는 삭제하지 않고 '이전 구조_2026' 폴더에 통째로 옮깁니다.

• 현재 진행 중인 업무의 파일부터 새 폴더로 옮깁니다.

• 인사·급여·계약처럼 접근 권한이 필요한 폴더는 열람할 수 있는 사람을 다시 정합니다.

• 2주 동안 '이전 구조'에서 다시 꺼내 사용한 파일만 새 폴더로 옮기고, 나머지는 보관합니다.

폴더를 처음 만드는 단계부터 차근차근 따라 하고 싶다면 공유 드라이브 폴더 구조 처음 잡는 순서에 있는 예시를 참고하면 됩니다.

새 폴더에서도 파일을 찾기 어려워진다면

업무별로 폴더를 나누기로 했는데 어느 순간 같은 위치에 거래처별 폴더가 하나둘 생기는 경우가 있습니다. 이렇게 서로 다른 기준을 섞어 사용하면 파일을 어디에 보관해야 할지 다시 헷갈리게 됩니다. 대분류에는 처음 정한 기준만 적용하고, 거래처처럼 추가로 구분해야 하는 항목은 중분류에 두는 것이 좋습니다.

회사 파일을 직원 개인 계정에 보관하는 것도 주의해야 합니다. 공용 폴더를 잘 정리했더라도 파일이 개인 계정에 남아 있으면 담당자가 퇴사할 때 자료를 잃을 수 있습니다. 구글 공유 드라이브에 보관한 파일은 개인이 아닌 팀 소유이므로 팀원이 퇴사해도 그대로 남습니다. 어떤 서비스를 사용하든 회사 자료는 개인 계정보다 회사 공용 공간에 보관하는 것이 좋습니다.

의견이 다르다면 실제 파일 10개로 비교해 봅니다

부서별로 나눌지, 업무별로 나눌지 끝까지 의견이 다르다면 지난 한 달 동안 가장 자주 찾았던 파일 10개를 골라봅니다. 각 기준에 따라 폴더를 만들어 파일을 넣어보면 어느 방법이 더 편한지 판단하기 쉽습니다. 파일을 어디에 둬야 할지 고민할 일이 적은 기준을 선택하면 됩니다. 폴더 정리를 마친 뒤 어떤 업무부터 문서로 남겨야 할지 고민된다면 문서화 우선순위 정하는 순서를 참고할 수 있습니다.