인수인계 방식 비교, 문서·함께 하기·화면 녹화 중 어떤 방법이 좋을까
퇴사까지 2주가 남은 직원에게 인수인계 문서를 부탁했더니 10쪽짜리 문서를 보내온 경우가 있습니다. 그런데 업무를 넘겨받을 직원은 읽어도 무슨 말인지 모르겠다고 합니다. 옆에서 하나씩 알려주자니 퇴사자가 시간이 부족하고, 화면을 녹화해 달라고 했더니 영상만 잔뜩 쌓여 필요한 내용을 찾기 어렵습니다.
업무의 특성을 고려하지 않고 모든 일을 한 가지 방법으로 인수인계하려고 할 때 생기는 문제입니다.
공공기관은 인수인계 내용을 기록으로 남기도록 정하고 있습니다
공공기관에서는 업무를 인계하고 인수할 때 해당 업무의 모든 사항을 구체적으로 시스템에 남기도록 규정하고 있습니다(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제61조). 말로 설명하고 끝내는 것이 아니라 나중에 다시 확인할 수 있도록 기록을 남기는 것입니다. 작은 회사에서도 참고할 만한 내용입니다. 다만 기록을 어떤 방법으로 남길지는 업무에 따라 다르게 정할 수 있습니다.
문서 작성, 함께 일하기, 화면 녹화의 장단점을 비교해 봅니다
세 가지 방법은 인수인계 과정에서 놓치는 내용이 얼마나 생기는지, 석 달 뒤에도 다시 찾아볼 수 있는지, 퇴사자가 2주 안에 준비할 수 있는지, 업무 절차가 바뀌었을 때 수정하기 쉬운지를 기준으로 비교할 수 있습니다.
| 기준 | 문서로 넘기기 | 옆에서 같이 하기 | 화면 녹화 |
|---|---|---|---|
| 누락 방지 | 중간. 쓰는 사람이 당연하게 여긴 단계가 누락됨 | 높음. 막히면 그 자리에서 바로 질문 | 중간. 녹화한 회차에 없던 예외는 안 남음 |
| 다시 찾기 | 높음. 검색 가능 | 낮음. 받는 사람 기억에만 남음 | 낮음~중간. 제목·설명 없으면 못 찾음 |
| 준비 부담 | 높음. 쓰는 데 시간이 많이 듦 | 중간. 업무를 하면서 진행 | 낮음. 평소 업무를 녹화만 하면 됨 |
| 손보기 | 쉬움. 바뀐 줄만 고침 | 해당 없음 | 어려움. 다시 찍어야 함 |
다만 옆에서 함께 일하는 방법은 인수인계가 끝나면 참고할 자료가 남지 않는다는 단점이 있습니다. 따라서 업무를 넘겨받는 사람이 직접 메모하면서 처리 순서와 판단 기준을 적어두는 것이 좋습니다.
업무 성격에 따라 인수인계 방법을 다르게 선택합니다
문서는 처리 순서가 정해진 반복 업무나 파일·계정 위치, 거래처 연락처처럼 나중에 다시 찾아봐야 하는 정보를 정리할 때 적합합니다. 반면 상황에 따라 판단이 필요한 업무는 문서만 읽어서는 이해하기 어려울 수 있습니다. 견적을 조정하거나 고객 불만에 대응하는 업무라면 담당자와 함께 처리하면서 배우는 편이 좋습니다. 화면 녹화는 관리자 페이지에서 주문을 처리하거나 정산 파일을 만드는 것처럼 화면 조작이 많은 반복 업무에 적합합니다. 버튼을 누르는 순서나 화면에서 확인할 내용을 직접 보여줄 수 있기 때문입니다.
실제로 인수인계를 진행할 때는 한 가지 방법만 고집하기보다 업무에 따라 여러 방법을 함께 사용하는 것이 좋습니다.
| 업무 성격 | 예시 | 맞는 조합 |
|---|---|---|
| 반복 | 매일 주문 확인, 주간 발주 | 화면 녹화 + 순서 목록 문서 |
| 판단 | 견적, 클레임, 일정 조정 | 옆에서 같이 하기 + 판단 기준 문서 |
| 관계 | 거래처·외주처 연락 | 함께 연락하기(동행) + 연락처·이력 문서 |
누가 업무를 넘겨받느냐에 따라서도 방법이 달라집니다
대표가 퇴사자의 업무를 직접 넘겨받는다면 옆에서 함께 처리하는 방법을 중심으로 진행해도 됩니다. 반복 업무는 화면을 녹화하고, 문서에는 거래처 연락처나 파일 위치처럼 나중에 확인할 정보만 남겨도 됩니다.
동료 직원이 업무를 넘겨받는다면 업무 성격에 따라 세 가지 방법을 함께 사용합니다. 이때 인계받는 직원이 문서만 보고 혼자 업무를 처리해 보는 시간을 반드시 마련하는 것이 좋습니다. 팀이 있어서 같은 업무를 여러 직원에게 반복해서 인계해야 한다면 문서를 더 자세히 작성하는 편이 유리합니다. 화면 녹화 영상도 업무 이름으로 저장해 팀 공용 폴더에 보관하면 다음 직원에게 인계할 때 다시 사용할 수 있습니다.
다음 인수인계부터 업무별로 방법을 정해 봅니다
퇴사자가 맡았던 업무를 목록으로 만들고, 각 업무를 반복·판단·관계 중 하나로 구분합니다.
업무 성격에 따라 앞의 비교표를 참고해 인수인계 방법을 정합니다.
화면 녹화 파일은 업무 이름으로 저장하고, 문서에도 파일 위치를 적습니다.
업무를 넘겨받는 사람이 문서와 영상만 보고 직접 처리해 보는 시간을 정합니다. 중간에 막혔던 부분은 문서에 추가합니다.
퇴사까지 남은 기간에 맞춰 어떤 업무부터 인계해야 할지 정하려면 2주 인수인계 순서를 참고하면 됩니다.
10쪽짜리 인수인계 문서를 받아도 실제 업무에 활용하기 어려운 이유 중 하나는 퇴사자가 혼자 내용을 작성하기 때문입니다. 업무를 처음 맡는 사람이 궁금한 점을 질문하고, 퇴사자의 답변을 직접 요약하면 불필요한 설명을 줄이고 필요한 내용을 남길 수 있습니다. 화면 녹화도 마찬가지입니다. 영상 하나에는 업무 하나만 담고 제목에는 업무 이름을 적어야 나중에 찾기 쉽습니다. 영상이 10분을 넘는다면 나눠서 저장하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
시간이 없어 하나만 고른다면 무엇인가요?
옆에서 같이 하기를 고릅니다. 단, 받는 사람이 직접 처리하는 회차를 반드시 넣고, 받는 사람이 그 자리에서 메모하게 하세요. 그 메모가 그대로 문서 역할을 합니다.
화면 녹화만 남기면 안 되나요?
반복 업무에는 쓸 만하지만, 영상은 검색이 어렵고 내용이 바뀌면 다시 찍어야 합니다. 영상마다 한두 줄 설명과 순서 목록을 같이 남겨 두면 찾기 쉽습니다.
문서를 써 두면 누구나 이해할 수 있나요?
퇴사자 혼자 쓴 문서는 퇴사자 머릿속 순서대로 적혀 있어서 받는 사람이 막히는 경우가 많습니다. 받는 사람이 문서만 보고 직접 해 본 뒤 막힌 곳을 보태야 쓸 수 있는 문서가 됩니다.
