재택·출근 혼합 근무 업무 규칙 정하는 순서, 응답 시간과 회의와 기록

"재택하는 직원한테 급한 걸 보냈는데 한 시간째 답이 없어요. 전화해도 될까요?"

혼합 근무를 시작한 회사에서 자주 나오는 질문입니다. 사무실에 있는 사람끼리 정한 내용을 재택한 직원이 다음 날에야 아는 일도 흔하고요. "그거 사무실에서 말했잖아요", "저는 못 들었는데요"가 오가게 됩니다. 같은 공간에서 말로 처리하던 일을 원격일 때는 어떻게 할지 정해 두지 않아서 생기는 문제입니다.

규칙은 한 쪽을 넘기지 않습니다

상시 10명 이상의 근로자를 쓰는 회사는 업무 시작·종료 시각 등을 담은 취업규칙을 만들어 신고해야 합니다(근로기준법 제93조). 그런데 취업규칙에는 메신저에 언제 답할지, 원격 참석자가 있을 때 회의를 어떻게 할지까지는 보통 들어 있지 않습니다.

그렇다고 별도 규정집을 만들 필요는 없어요. 몇 쪽짜리 문서는 만들어도 다시 읽는 사람이 없습니다. 응답 시간, 회의, 기록에 관한 규칙을 한 쪽에 적는 것으로 충분합니다. 지난 한 달 동안 재택과 출근이 섞여서 생긴 문제 3~5개, 직원별 재택 요일(고정이면 요일, 유동이면 정하는 방법), 규칙을 적을 공용 문서만 있으면 시작할 수 있습니다.

재택 때문에 생긴 문제부터 적습니다

문제를 먼저 적어야 규칙이 길어지지 않습니다. 문제가 없던 항목은 규칙을 안 만들어도 됩니다.

지난 한 달 문제를 적고 각각 어느 항목에 해당하는지 표시합니다. 대표 혼자 떠올리면 놓치는 게 있으니 직원 두세 명에게도 한 번 물어보세요.

문제가 있던 항목에만 규칙을 한두 문장씩 씁니다

예시는 이렇습니다. 그대로 쓰지 말고 앞에서 나온 문제에 맞춰 고치세요.

응답 시간 - 근무 시간 중 메신저는 2시간 안에 확인한다. - 그보다 급한 일은 메시지 맨 앞에 [급함]을 붙이고, 10분 안에 답이 없으면 전화한다.

회의 - 원격 참석자가 한 명이라도 있으면 전원이 각자 화면으로 들어온다. - 회의 밖에서 즉석으로 정한 일은 그날 안에 기록하기 전까지 결정된 것으로 보지 않는다.

기록 - 결정 사항과 맡은 일은 회의가 끝나고 30분 안에 정해 둔 공용 문서에 남긴다. - 재택하는 날은 아침에 오늘 할 일 세 줄을 남긴다.

규칙마다 '언제까지'와 '어디에'가 들어갔는지 보고, 대표에게도 똑같이 적용되는 문장인지 확인합니다. 다 쓴 뒤 한 쪽을 넘으면 줄이세요. 답장 기준을 더 잘게 나누고 싶다면 메신저 답장 기준 정하기를 참고하면 됩니다.

2주 동안은 규칙을 바꾸지 않고 써 봅니다

시작일을 정하고 전원에게 규칙 한 쪽을 보냅니다. 2주 동안 규칙이 안 맞았던 때를 각자 짧게 적어 두게 하고, 그동안은 불편해도 규칙을 고치지 않습니다.

2주 뒤 15분 정도 모여 적어 둔 내용을 봅니다. 고치는 건 가장 많이 나온 불편 하나뿐입니다. 두 개를 같이 고치면 어느 쪽 덕에 나아졌는지 알 수 없습니다.

• 그 규칙 문장만 고치고 고친 날짜를 적는다
• 새로 오는 직원 안내 자료에 규칙 한 쪽을 넣는다
• 석 달 뒤 다시 볼 날짜를 달력에 넣는다

팀이 나뉘면 출근 요일을 팀 안에서 맞춥니다

직원이 몇 명 안 되는 회사라면 응답 시간 규칙 한두 줄과 주 1회 화상 회의만으로도 굴러갑니다. 사람이 늘어 팀이 여럿으로 나뉘면 사정이 달라져요. 팀원마다 재택 요일이 달라서 같은 팀끼리 얼굴 볼 날이 없어지기도 합니다.

이럴 때는 팀 안에서 주 1~2일 출근 요일을 맞추는 규칙을 하나 더 두세요. 얼굴 보고 정할 일을 그날로 몰 수 있습니다. 기록 위치는 팀별로 따로 두더라도, 회사 전체에 걸친 결정은 한 문서에 모읍니다.

출퇴근 시각까지 바꾼다면 근로기준법 조문을 확인하세요

여기서 정한 규칙은 업무 연락 방식에 관한 것입니다. 출퇴근 시각이나 근로시간 계산 방식까지 바꾸는 내용이라면 아래 조문을 함께 봐야 합니다.

• 근로기준법 제58조(근로시간 계산의 특례)는 사업장 밖에서 일해 근로시간을 산정하기 어려운 경우의 근로시간 계산 방식을 정하고 있습니다.
• 근로기준법 제93조(취업규칙의 작성·신고)에 따라 취업규칙을 바꿀 때도 고용노동부장관에게 신고해야 합니다. 재택 규칙 때문에 업무 시작·종료 시각이 달라진다면 이 부분도 함께 고쳐야 합니다.

규칙이 안 지켜진다면 대표의 메시지부터 확인해 보세요

대표가 밤늦게 [급함] 없이 메시지를 보내면 직원은 모든 메시지를 급한 일로 받아들입니다. 규칙 문장에 대표도 똑같이 적용된다고 적어 두는 이유예요.

사무실 복도에서 정한 일이 계속 기록 밖에 남는다면 "기록하기 전까지는 결정이 아니다"라는 문장을 규칙 맨 위로 올리세요. 재택하는 사람만 기록하고 출근한 사람은 안 한다면, 할 일 세 줄을 출근한 날에도 남기도록 바꿔 기준을 하나로 맞춥니다. 이렇게 남긴 내용을 매주 함께 보려면 회사 전체 업무 현황판 만드는 순서와 주간회의 30분 진행 순서를 이어서 보세요.